作為與參展商溝通的重要載體的招展書，是展覽項目的第一份說明書。所以，在制作招展書時需要準(zhǔn)確，并且要盡可能的全面。主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：
一、展覽的基本內(nèi)容
展覽的基本內(nèi)容主要包括：展覽名稱、展覽logo、展覽的時間和地點、辦展的意義、展品范圍、展覽特點、展覽費(fèi)用、與展覽相關(guān)的廣告等。
二、展覽環(huán)境的基本介紹
主要包括展覽題材所在的行業(yè)、辦展所在地的環(huán)境介紹等包括行業(yè)生產(chǎn)、銷售、進(jìn)出口及發(fā)展趨勢，以及辦展所在地區(qū)的的市場環(huán)境及市場的輻射范圍等。
三、展覽招商和宣傳推廣計劃
展覽組織機(jī)構(gòu)對往屆到會觀眾的分析資料及邀請專業(yè)采購商的情況介紹，同時也要詳細(xì)介紹展覽宣傳推廣的手段、方法、渠道等，這些都是參展商較為看重的展覽價值，可能會對參展決策起到?jīng)Q定性的營銷。
四、展覽價格與展覽服務(wù)
展覽組織就夠?qū)⒄褂[展位的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及服務(wù)項目等內(nèi)容安排在招展書的顯眼位置，同時還需要向參展商提供如何辦理參展手續(xù)、填寫參展申請表以及付款等信息并注明展覽組織機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式。
五、歷屆展覽的基本情況與圖案
主要用來介紹歷屆展覽的成果以及輔助參展的一些圖片，例如展館平面圖、周邊的交通地圖、往屆展覽總結(jié)資料圖、展覽現(xiàn)場圖等，因為圖片不僅可以豐富招展書的內(nèi)容，而且還可以美化招展書。
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一、 計劃立項1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費(fèi)用計劃表。（1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場調(diào)查對行業(yè)而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結(jié)合本地的實際特點，立項要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。（2）實施的具體方案（3）宣傳費(fèi)用計劃表A、廣告時間段的投入以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]B、廣告投放的形式戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）雜志報紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）2、 尋找主辦單位。（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。3、申請各種批文4、場地聯(lián)系以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會.5、聯(lián)系宣傳媒體（1） 對象：專業(yè)媒體和大眾媒體（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。6、制作邀請函（已經(jīng)附）7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等）二、 實施招展1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等2、 招展的步驟：（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）；針對第一種客戶：問清客戶需求要求進(jìn)一步促成購買愉快地答應(yīng)客戶的針對第二種客戶：了解客戶拒絕的原因為面談作好準(zhǔn)備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關(guān)系，待以后聯(lián)系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進(jìn)行第二次拜訪消除顧客顧慮3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南 三、 實施招商（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。（4） 組辦單位為展會提供的工作四、 相關(guān)活動展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會的形象與檔次。五、 展會現(xiàn)場（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)龋?） 開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等六、 展會后的控制工作 包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作